Styles pada Microsoft Office Word 2010 dapat dijadikan alat yang sangat luar biasa agar kita dapat membuat dokumen yang professional dengan cepat. Jika kita merencanakan styles dengan baik, banyak sekali manfaat yang akan didapatkan, beberapa di antaranya dapat ditemukan pada post saya sebelumnya.
Pada post kali ini, saya akan coba bahas mengenai bagaimana kita dapat merencanakanStyles, mendaftarkan styles dalam Styles Gallery, memberikan styles shortcut key, dan kemudian menyimpannya dalam Style Set sehingga kita dapat menggunakan kumpulan styles tersebut di dokumen-dokumen yang berikutnya. Contoh kasusnya, mengelola styles untuk dokumen tugas akhir.
Untuk memulai, kita sediakan satu dokumen Word 2010 yang kosong.
A. Merencanakan Style
Rencana, dalam pengelolaan style memegang peranan yang sangat penting. Untuk dokumen tugas akhir, kita dapat merencanakan style untuk Judul, Sub-1, Sub-2, dan seterusnya. Contoh:
Nama Style | Styles | Shortcut Key |
| Judul | Times New Roman, 22, Bold, Align Center | Ctrl+Shift+Q |
| Sub-1 | Times New Roman, 11, Bold, Outline numbered Level 2 | Ctrl+Shift+W |
| Sub-2 | Times New Roman, 11, Bold, Outline numbered Level 3 | Ctrl+Shift+E |
| Sub-3 | Times New Roman, 11, Bold, Outline numbered Level 4 | Ctrl+Shift+R |
B. Menyimpan Style dalam Gallery
Untuk menyimpan style Judul, ketikkan sembarang teks; misalnya “Judul”. Sorot teks tersebut, kemudian beri format dengan Font Times New Roman, 22, Bold, Align Center.
Klik kanan pada “Judul”, kemudian pilih Styles, Save Selection as New Quick Styles.
Beri nama style pada kotak dialog Create New Style from Formatting: “Judul”
Untuk menyimpan style Sub-1, ketikkan sembarang teks; misalnya “Sub Judul Level 1”. Sorot teks tersebut, kemudian beri format dengan Font Times New Roman, 11, Bold, Outline numbered Level 2.
Klik kanan pada “Sub Judul Level 1”., kemudian pilih Styles, Save Selection as New Quick Styles.
Beri nama style pada kotak dialog Create New Style from Formatting: “Sub-1”
Untuk menyimpan style Sub-2, ketikkan sembarang teks; misalnya “Sub Judul Level 2”. Sorot teks tersebut, kemudian beri format dengan Font Times New Roman, 11, Bold, Outline numbered Level 3.
Klik kanan pada “Sub Judul Level 2”., kemudian pilih Styles, Save Selection as New Quick Styles.
Beri nama style pada kotak dialog Create New Style from Formatting: “Sub-2”
Langkah 1 hingga 3 dapat kita ulangi jika kita ingin menyimpan styles yang lain. Setelah langkah ini selesai, kita dapat melihat styles tersebut di Styles Gallery.
C. Memberikan Styles Shortcut Key
Shortcut Key untuk styles akan sangat mempermudah dan mempercepat proses formatting. Misalnya jika kita ingin menerapkan style “Judul” untuk teks “Bab 2”, maka kita dapat menekan kombinasi Ctrl+Shift+Q. Sesuai dengan informasi yang ada di tabel perencanaan, berikut adalah langkah-langkah untuk memberikan shortcut key.
Klik kanan pada style Judul, pilih Modify.
Pada dialog Modify Style, beri centang padaAutomatically Update, dan opsi New Documents Based on this Template.
Klik tombol Format, Shortcut Key.
Pada dialog Customize Keyboard, klik pada kotak Press New Shortcut Key, kemudian tekan kombinasi Ctrl+Shift+Q.
Klik tombol Assign. Kemudian tekon tombol Close. Kemudian tekan tombol OK pada dialog Modify Style.
Lakukan hal yang sama untuk style Sub-1 dengan shortcut key Ctrl+Shift+W
Lakukan hal yang sama untuk style Sub-2 dengan shortcut key Ctrl+Shift+E
Lakukan hal yang sama untuk style Sub-3 dengan shortcut key Ctrl+Shift+R
D. Menyimpan Hasil Setting ke Style Set
Sesudah style yang kita inginkan beserta Shortcut Key-nya masuk ke dalam Style Gallery, Langkah berikutnya adalah menyimpannya ke dalam Style Set.
Pada Style Gallery, klik Change Styles, pilih Style Set, pilih Save As Quick Style Set.
Pada Dialog Save Quick Style Set, berikan nama Style Set. Contoh: “Laporan Style Set”.
Klik tombol Save
Cek di Gallery Style Set, Style Set dengan nama “Laporan Style Set” sudah ada di sana.
Tutup dokumen yang sekarang, tidak perlu disimpan. Jika ada dialog untuk menyimpan perubahan style, klikSave. Style Set yang sudah kita buat tadi nantinya dapat kita munculkan lagi untuk dokumen-dokumen berikutnya.
Langkah-langkah A, B, C, dan D dapat kita ulangi untuk membuat Style Set yang lain. Misalnya Style Set untuk Surat Resmi, Akte, dan lain-lain.
Untuk mencoba penerapan dari apa yang sudah kita rencanakan tadi, buka kembali satu dokumen Word 2010 yang akan kita gunakan untuk menulis laporan tugas akhir. Di dalam dokumen tersebut coba tuliskan teks sebagai berikut.
Pada Style Gallery, Klik Change Style, Style Set. Klik Style Set dengan nama “Laporan Style Set”.
Klik sembarang tempat pada teks “Bab I. Pendahuluan”, kemudian tekan kombinasiCtrl+Shift+Q.
Klik sembarang tempat pada teks “Latar Belakang Masalah”, kemudian tekan kombinasi Ctrl+Shift+W.
Klik sembarang tempat pada teks “Pengenalan Office 2010 Professional”, kemudian tekan kombinasi Ctrl+Shift+E.
Kita akan mendapatkan format yang sudah kita set sebelumnya. Konsisten, professional dan prosesnya akan jauh lebih cepat.
Untuk selanjutnya, kita dapat bangun daftar isinya dengan langkah-langkah yang ada diposting saya sebelumnya.
Dan jika kita memerlukan Style Set yang lain untuk memformat dokumen yang lain, kita tinggal ganti saja Style Set nya.
Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.
Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI
Tidak ada komentar:
Posting Komentar