Styles pada Microsoft Office Word 2010 dapat dijadikan alat yang sangat luar biasa agar kita dapat membuat dokumen yang professional dengan cepat. Jika kita merencanakan styles dengan baik, banyak sekali manfaat yang akan didapatkan, beberapa di antaranya dapat ditemukan pada post saya sebelumnya.

Pada post kali ini, saya akan coba bahas mengenai bagaimana kita dapat merencanakanStyles, mendaftarkan styles dalam Styles Gallery, memberikan styles shortcut key, dan kemudian menyimpannya dalam Style Set sehingga kita dapat menggunakan kumpulan styles tersebut di dokumen-dokumen yang berikutnya. Contoh kasusnya, mengelola styles untuk dokumen tugas akhir.

Untuk memulai, kita sediakan satu dokumen Word 2010 yang kosong.

A. Merencanakan Style

Rencana, dalam pengelolaan style memegang peranan yang sangat penting. Untuk dokumen tugas akhir, kita dapat merencanakan style untuk Judul, Sub-1, Sub-2, dan seterusnya. Contoh:

Nama Style	Styles	Shortcut Key
Judul	Times New Roman, 22, Bold, Align Center	Ctrl+Shift+Q
Sub-1	Times New Roman, 11, Bold, Outline numbered Level 2	Ctrl+Shift+W
Sub-2	Times New Roman, 11, Bold, Outline numbered Level 3	Ctrl+Shift+E
Sub-3	Times New Roman, 11, Bold, Outline numbered Level 4	Ctrl+Shift+R

B. Menyimpan Style dalam Gallery

Untuk menyimpan style Judul, ketikkan sembarang teks; misalnya “Judul”. Sorot teks tersebut, kemudian beri format dengan Font Times New Roman, 22, Bold, Align Center.

Klik kanan pada “Judul”, kemudian pilih Styles, Save Selection as New Quick Styles.

Beri nama style pada kotak dialog Create New Style from Formatting: “Judul”

Untuk menyimpan style Sub-1, ketikkan sembarang teks; misalnya “Sub Judul Level 1”. Sorot teks tersebut, kemudian beri format dengan Font Times New Roman, 11, Bold, Outline numbered Level 2.

Klik kanan pada “Sub Judul Level 1”., kemudian pilih Styles, Save Selection as New Quick Styles.

Beri nama style pada kotak dialog Create New Style from Formatting: “Sub-1”

Untuk menyimpan style Sub-2, ketikkan sembarang teks; misalnya “Sub Judul Level 2”. Sorot teks tersebut, kemudian beri format dengan Font Times New Roman, 11, Bold, Outline numbered Level 3.

Klik kanan pada “Sub Judul Level 2”., kemudian pilih Styles, Save Selection as New Quick Styles.

Beri nama style pada kotak dialog Create New Style from Formatting: “Sub-2”

Langkah 1 hingga 3 dapat kita ulangi jika kita ingin menyimpan styles yang lain. Setelah langkah ini selesai, kita dapat melihat styles tersebut di Styles Gallery.

C. Memberikan Styles Shortcut Key

Shortcut Key untuk styles akan sangat mempermudah dan mempercepat proses formatting. Misalnya jika kita ingin menerapkan style “Judul” untuk teks “Bab 2”, maka kita dapat menekan kombinasi Ctrl+Shift+Q. Sesuai dengan informasi yang ada di tabel perencanaan, berikut adalah langkah-langkah untuk memberikan shortcut key.

Klik kanan pada style Judul, pilih Modify.

Pada dialog Modify Style, beri centang padaAutomatically Update, dan opsi New Documents Based on this Template.

Klik tombol Format, Shortcut Key.

Pada dialog Customize Keyboard, klik pada kotak Press New Shortcut Key, kemudian tekan kombinasi Ctrl+Shift+Q.

Klik tombol Assign. Kemudian tekon tombol Close. Kemudian tekan tombol OK pada dialog Modify Style.

Lakukan hal yang sama untuk style Sub-1 dengan shortcut key Ctrl+Shift+W

Lakukan hal yang sama untuk style Sub-2 dengan shortcut key Ctrl+Shift+E

Lakukan hal yang sama untuk style Sub-3 dengan shortcut key Ctrl+Shift+R

D. Menyimpan Hasil Setting ke Style Set

Sesudah style yang kita inginkan beserta Shortcut Key-nya masuk ke dalam Style Gallery, Langkah berikutnya adalah menyimpannya ke dalam Style Set.

Pada Style Gallery, klik Change Styles, pilih Style Set, pilih Save As Quick Style Set.

Pada Dialog Save Quick Style Set, berikan nama Style Set. Contoh: “Laporan Style Set”.

Klik tombol Save

Cek di Gallery Style Set, Style Set dengan nama “Laporan Style Set” sudah ada di sana.

Tutup dokumen yang sekarang, tidak perlu disimpan. Jika ada dialog untuk menyimpan perubahan style, klikSave. Style Set yang sudah kita buat tadi nantinya dapat kita munculkan lagi untuk dokumen-dokumen berikutnya.

Langkah-langkah A, B, C, dan D dapat kita ulangi untuk membuat Style Set yang lain. Misalnya Style Set untuk Surat Resmi, Akte, dan lain-lain.

Untuk mencoba penerapan dari apa yang sudah kita rencanakan tadi, buka kembali satu dokumen Word 2010 yang akan kita gunakan untuk menulis laporan tugas akhir. Di dalam dokumen tersebut coba tuliskan teks sebagai berikut.

Pada Style Gallery, Klik Change Style, Style Set. Klik Style Set dengan nama “Laporan Style Set”.

Klik sembarang tempat pada teks “Bab I. Pendahuluan”, kemudian tekan kombinasiCtrl+Shift+Q.

Klik sembarang tempat pada teks “Latar Belakang Masalah”, kemudian tekan kombinasi Ctrl+Shift+W.

Klik sembarang tempat pada teks “Pengenalan Office 2010 Professional”, kemudian tekan kombinasi Ctrl+Shift+E.

Kita akan mendapatkan format yang sudah kita set sebelumnya. Konsisten, professional dan prosesnya akan jauh lebih cepat.

Untuk selanjutnya, kita dapat bangun daftar isinya dengan langkah-langkah yang ada diposting saya sebelumnya.

Dan jika kita memerlukan Style Set yang lain untuk memformat dokumen yang lain, kita tinggal ganti saja Style Set nya.

Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer 

Bambang F. Indarto, S.T. 

MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI

Sumber : http://mugi.or.id/blogs/bfindarto/archive/2011/11/01/bekerja-dengan-microsoft-office-word-2010-styles.aspx

Membuat Video Album Foto Liburan dengan PowerPoint 2010

Sebentar lagi mau lebaran…! Pasti akan banyak foto bersama keluarga, bersama teman-teman, bersama anak-anak, bersama pacar, hehe. Sayang sekali kalau foto-foto tersebut hanya bisa dinikmati secara digital lewat kamera digitalnya atau lewat PC. Karena sebagian keluarga atau teman sepertinya lebih terbiasa dengan teknologi video cd (apalagi orang tua kita), ada baiknya untuk mereka-mereka ini kita buatkan juga video album foto. Yang lebih baik lagi ya membelikan Digital Frame, hehehe…

Video Album Foto Liburan dapat dibuat dengan mudah menggunakan Microsoft PowerPoint 2010. PowerPoint 2010 sudah dipersenjatai oleh banyak fitur; mulai dari berbagai design template khusus untuk keperluan koleksi foto, fitur Photo Album, efek animasi objek dan transisi slide yang wah, Animation Painter (ini yang paling saya ***) dan tentu saja fiturCreate Video.

Ok, langsung saja, pembuatan Album Foto akan saya bahas dengan mengikuti 6 langkah:

1. Memilih Design Template

Untuk memulai pembuatan, sebetulnya ada dua pilihan: menggunakan fitur Photo Album(pada Tab Insert) atau menggunakan template. Saya pribadi lebih *** menggunakan template karena pilihannya sangat banyak (apalagi template yang dapat di-download dari Microsoft sendiri) dan umumnya masing-masing template juga disertai dengan layout-layout yang menarik.

Sebagai contoh, klik Tab File, klik New, lalu klikSample Templates. Kemudian pilih dan klik gandaUrban Photo Album.

Kemudian, coba untuk klik Tab Home, kemudian New Slide (pada tanda panahnya), maka kita akan lihat di sana banyak sekali layout siap pakai. Tekan tombol F5untuk melihat contoh Slide Show nya.

Berikutnya, klik dan hapus slide nomor 3 hingga slide terakhir sehingga tersisa slide nomor 1 dan 2 untuk memasukkan judul dan kata pengantar.

2. Memasukkan Foto dan Teks

Langkah yang ini termasuk yang paling mudah.

Klik Insert Slide dan pilih Layout.

Klik tanda Insert Picture icon, dan cari file fotonya. Akan lebih baik jika sebelumnya kita sudah mengumpulkan file fotonya dalam satu atau beberapa folder.

Ulangi point pertama dan kedua untuk slide-slide berikutnya, dan coba untuk memilih berbagai variasi layout yang disediakan.

3. Menambahkan dan Meng-otomatis-kan Transisi Slide

Untuk menambahkan transisi slide, klik Tab Transition, kemudian pilih transisi slide yang disediakan pada galerinya.

Untuk meng-otomatiskan proses transisi:

Pilih salah satu transisi dari galeri

Naikkan setting After – misalnya menjadi 12 detik (00:00:12); dengan demikian suatu slide akan menunggu (delay) 12 detik untuk berpindah ke slide berikutnya.

Jika kita ingin menerapkan transisi slide dan timing yang sama, maka klik saja tombol Apply To All.

Jika kita ingin menerapkan transisi slide dan timing yang berbeda, maka lakukan langkah pertama dan kedua pada masing-masing slide.

4. Menambahkan dan Menyusun Animasi Objek

Langkah yang berikut ini termasuk yang paling kompleks dan banyak variasinya, tergantung dari apa yang kita diinginkan. Namun, akan saya bahas penggunaan fitur Animation Painter-nya. Misalnya, pada satu slide, sudah ada tiga foto.

Klik pada foto pertama, klik Tab Animation, pilih animasi Float In.

Ganti setting Start-nya dari On Click menjadi After Previous.

Setting untuk animasi per-objek dapat menjadi lebih kompleks dari langkah pertama dan kedua tadi. Namun pada posting ini saya batasi dua langkah tadi saja.

Untuk menduplikasi animasi foto pertama ke dua objek foto berikutnya: klik ganda pada Animation Painter kemudian klik pada foto ke dua dan ke tiga sehingga sekarang foto ke dua dan ke tiga memiliki animation set dan setting yang sama. Kemudian tekan tombol Esc untuk me-non aktifkan fitur ini.

Lakukan langkah-langkah pertama hingga ke tiga tadi pada objek lain di slide lain jika diperlukan.

5. Menambahkan dan Setup Lagu Pengiring

Lagu pengiring akan ditempatkan pada slide pertama.

Klik pada slide pertama.

Klik Tab Insert, Audio – Audio From File.

Cari dan pilih lagu yang disukai. Klik Insert.

Dengan objek lagu masih terpilih, klik Tab Playback pada Audio Tools.

Ganti Start setting-nya dari On Click ke Play Across Slide agar lagu tersebut dapat dijalankan sejak slide pertama hingga slide terakhir.

Pilih opsi Hide During Show.

Jika diperlukan, masukkan setting Fade In dan Fade Out masing-masing 4 detik (04.00)

6. Menyimpan dan Membuat Video

Klik pada Tab File untuk memunculkan BackStage View. Kemudian klik Save & Send. Kemudian klik Create Video. Fitur ini akan menawarkan beberapa opsi pembuatan:

Output jenis video

Computer and HD Display

Internet and DVD

Portable Devices

Penggunaan Slide Timing dan Narasi

Don’t Use Recorded Timings and Narrations

Use Recorded Timings and Narrations

Karena kita akan membuat video kualitas tinggi, maka pilih opsi Computer and HD Displaysebagai Output. Dan karena sebelumnya kita sudah setting waktu transisi dan animasi, maka kita pilih opsi Use Recorded Timings dan Narations.

Jika sebelumnya kita hanya memasukkan foto-foto dan men-setup transisi slide, maka kita dapat memilih untuk menggunakan Don’t Use Recorded Timings and Narrations dan menentukan nilai Seconds to Spend On Each Slide (misalnya 7 detik).

Klik tombol Create Video, tentukan tempat penyimpanan dan tunggu hasilnya. Setelah prosesnya selesai, hasil akhirnya adalah Video Album Foto dengan format wmv. Berikutnya video tersebut dapat kita buatkan VCD-nya dengan aplikasi pembuat VCD.

Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer 

Bambang F. Indarto, S.T. 

MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI

Sumber : http://mugi.or.id/blogs/bfindarto/archive/2011/08/25/membuat-video-album-foto-liburan-dengan-powerpoint-2010.aspx

Orientasi Halaman yang Berbeda pada Office Word 2010

Menyambung posting saya mengenai manajemen dokumen besar dan manajemen style, ada satu hal lagi yang sering menjadi pertanyaan peserta training (terutama kalangan pendidikan) dalam menyusun dokumen mereka. Pada saat membuat laporan, peserta sering memasukkan tabel data yang ukurannya lumayan lebar sehingga mereka memerlukan layout yang orientasi kertasnya adalah landscape seperti ilustrasi di bawah ini.

Biasanya, setelah dilakukan tanya jawab, beberapa peserta akan sharing bahwa untuk menyusun dokumen seperti itu, mereka akan membuat beberapa dokumen Word yang berbeda. Satu dokumen dengan layout portrait, dan dokumen lain menggunakan layout landscape. Memang dapat dilakukan, tetapi kurang bagus dan terkesan serabutan. Menggunakan Office Word 2010, layout seperti ini sebenarnya dapat disusun dalam satu file dokumen.

Konsepnya adalah menempatkan section. Section di dalam Word 2010 akan memecah suatu dokumen menjadi beberapa bagian. Jika diinginkan, masing-masing bagian akan (dapat) memiliki setting Page Layout yang berbeda (Paper Size, Orientation, Margins), skema atau susunan Page Number yang berbeda hingga Header-Footer yang berbeda. Misalnya, dengan perencanaan yang baik kita dapat menerapkan setting sebagai berikut:

• Section 1 : Portrait Orientation, A4 Size, Standard Margins, Page Number dengan format Romans (i, ii, iii,…), tanpa teks Header-Footer.
• Section 2 : Portrait Orientation, A4 Size, Standard Margin, Page Number dengan format Normal(1, 2, 3,…), teks Header “Bab I. Pendahuluan”, teks Footer “Institut Teknologi Nasional Bandung”.
• Section 3: Portrait Orientation, A4 Size, Standard Margin, Page Number dengan format Normal(1, 2, 3,…), teks Header “Bab II. Landasan Teori”, teks Footer “Institut Teknologi Nasional Bandung”.
• dan seterusnya.

Dengan penjelasan di atas, untuk dapat menerapkan orientasi landscape, maka perlu ditambahkan section baru. Berikut langkah-langkahnya.

Jika kursor berada di posisi seperti gambar di bawah, maka untuk menambahkan section baru di halaman berikutnya klik Tab Page Layout – Breaks – Section Breaks:Next Page.
Pada halaman baru, pastikan by default halaman baru ini memiliki setting yang sama dengan page sebelumnya.
Klik Tab Page Layout – Orientation – Landscape.

Hingga tahap ini, pada halaman baru dan section baru ini orientasi halaman sudah landscape. Berikutnya masukkan tabel yang diperlukan. Jika tabel yang dimasukkan sudah diformat dan memiliki header, dan tabel tersebut memiliki data yang banyak sehingga berlanjut ke halaman berikutnya, kita dapat “mengulang” Header dari tabel tersebut. Caranya, klik di header tabel, kemudian klik Contextual Tab Layout – Repeat Header Row.

Hasilnya adalah sebagai berikut.

Berikutnya, untuk dapat kembali ke setting orientasi Portrait di halaman berikutnya, kita tambahkan section lagi.
Jika posisi kursor berada di tempat seperti gambar di atas, klik Tab Page Layout – Breaks – Section Breaks:Next Page. Kemudian pada halaman yang baru,
klik Tab Page Layout – Orientation – Portrait.
Dari sini, kita dapat melanjutkan pengetikan berikutnya.

Jika pada halaman-halaman selanjutnya kembali ada tabel dengan model seperti di atas, kita dapat mengulang langkah-langkah tadi.

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer

Bambang F. Indarto, S.T.

MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Sumber : http://mugi.or.id/blogs/bfindarto/archive/2012/03/09/orientasi-halaman-yang-berbeda-pada-office-word-2010.aspx